Bloks: Reģistrācija

Virzība

Dokumenta virzība:

−     Ienākošie dokumenti;

−     Izejošie dokumenti;

−     Iekšējie dokumenti.

Virzību norāda, veidojot jaunu dokumentu (skat. aprakstu 25.3 Scenārijs: Jauna dokumenta izveidošana).

Lauks nav pieejams labošanai.

Reģistrācijas nr.

Dokumenta reģistrācijas numurs. Numurs dokumentam tiek piešķirts automātiski, reģistrējot dokumentu (skat. aprakstu 25.4 Scenārijs: Dokumenta reģistrēšana).

Numurs tiek veidots saskaņā ar dokumentu virzībai definēto numura formātu (skat. aprakstu 26.1 Dokumentu virzības).

Lauks nav pieejams labošanai.

Nomenklatūras lieta

Dokumenta nomenklatūras lieta, kas sastāv no:

−     arhīva koda;

−     nomenklatūras lietas numura;

−     nomenklatūras lietas nosaukuma.

Lauks ir pieejams labošanai tikai dokumenta statusā „Reģistrējams” (t.i., ja dokuments tiek saņemts elektroniski no cita arhīva).

Ja nepieciešams dokumentam, kamēr tas nav reģistrēts, mainīt lietu, izmantojama dokumenta pārklasificēšanas darbība (skat. aprakstu 25.6 Scenārijs: Dokumenta pārklasificēšana).

Sējums

Lietvedības dokumenta sējums mapes ietvaros.

Pievienojot jaunu dokumentu, sistēma šo lauku aizpilda automātiski, lauku lietotājs var labot.

Bloks: Pamatdati

Veids

Izvēles saraksts dokumenta veida norādīšanai.

Lauks aizpildāms obligāti, veidojot jaunu dokumentu.

Lauks pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Piezīme! Dokumentu veidu vērtības ir predefinētas un nav maināmas.

Nosaukums

Teksta lauks dokumenta īsa un identificējoša nosaukuma ievadei.

Lauks aizpildāms obligāti, veidojot jaunu dokumentu.

Lauks pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Reģistrācijas datums

Dokumenta reģistrācijas datums. Reģistrācijas datums dokumentam tiek piešķirts automātiski, reģistrējot dokumentu (skat. aprakstu 25.4 Scenārijs: Dokumenta reģistrēšana).

Lauks nav labojams.

Kārtas numurs lietā

Dokumenta kārtas numurs nomenklatūras lietas ietvaros. Numurs dokumentam tiek piešķirts automātiski, reģistrējot dokumentu (skat. aprakstu 25.4 Scenārijs: Dokumenta reģistrēšana).

Lauks nav labojams.

Kārtas numurs virzībā

Dokumenta kārtas numurs nomenklatūras lietas un virzības ietvaros.

Iekšējās virzības dokumenti tiek numurēti katras lietas ietvaros.

Numurs dokumentam tiek piešķirts automātiski, reģistrējot dokumentu (skat. aprakstu 25.4 Scenārijs: Dokumenta reģistrēšana).

Lauks nav labojams.

Parakstītāji

Dokumenta parakstītāji – kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot, tiek atvērti apskatei lietotāja dati. Ja parakstītāji nav sistēmas lietotāji, dati tiek attēloti teksta veidā.

Parakstītājus var pievienot, mainīt un dzēst, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Piezīme! Parakstītāji tiek pievienoti automātiski, kad tiek izpildīti dokumentam piesaistītie parakstīšanas uzdevumi – kā dokumenta parakstītāji tiek norādīti parakstīšanas uzdevumu izpildītāji.

[Pievienot]

Noklikšķinot tiek atvērts papildlogs parakstītāja norādīšanai (skat. aprakstu 25.1.3 Uznirstošais logs: Pievienot personu).

[Dzēst]

Noklikšķinot parakstītājs tiek dzēsts.

Sagatavotāji

Dokumenta sagatavotāji – kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot, tiek atvērti apskatei lietotāja dati. Ja sagatavotāji nav sistēmas lietotāji, dati tiek attēloti teksta veidā.

Sagatavotājus var pievienot, mainīt un dzēst, kamēr dokuments nav reģistrēts.

[Pievienot]

Noklikšķinot tiek atvērts papildlogs sagatavotāja norādīšanai (skat. aprakstu 25.1.3 Uznirstošais logs: Pievienot personu).

[Dzēst]

Noklikšķinot sagatavotājs tiek dzēsts.

Saskaņotāji

Ja dokuments ir iekšējās vai izejošās virzības, tabulas veidā attēloti dokumenta saskaņotāji kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot, tiek atvērti apskatei lietotāja vai organizācijas dati. Ja saskaņotāji/autori nav sistēmas lietotāji, dati tiek attēloti teksta veidā.

Saskaņotājus var pievienot, mainīt un dzēst, kamēr dokuments nav reģistrēts.

[Pievienot]

Noklikšķinot tiek atvērts papildlogs saskaņotāja norādīšanai (skat. aprakstu 25.1.3 Uznirstošais logs: Pievienot personu).

[Dzēst]

Noklikšķinot saskaņotājs tiek dzēsts.

Autori

Ja dokuments ir ienākošās virzības, tabulas veidā attēloti dokumenta autori kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot, tiek atvērti apskatei lietotāja vai organizācijas dati. Ja saskaņotāji/autori nav sistēmas lietotāji, dati tiek attēloti teksta veidā.

Autorus var pievienot, mainīt un dzēst, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Autors norādāms obligāti, veidojot jaunu ienākošo dokumentu.

[Pievienot]

Noklikšķinot tiek atvērts papildlogs autora norādīšanai (skat. aprakstu 25.1.3 Uznirstošais logs: Pievienot personu).

[Dzēst]

Noklikšķinot autors tiek dzēsts.

Satura anotācija

Teksta lauks dokumenta anotācijas jeb īsa satura izklāsta ievadei.

Lauks aizpildāms obligāti, veidojot jaunu dokumentu.

Lauks pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Piezīmes

Teksta lauks piezīmju pie dokumenta ievadei.

Lauks pieejams labošanai visos dokumenta statusos.

Bloks: Korespondents/ Adresāti

Bloks tiek attēlots tikai ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem.

Saņemšanas veids

Izvēles saraksts dokumenta saņemšanas veida norādīšanai. Lauks tiek attēlots tikai ienākošajiem dokumentiem un ir pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Piezīme! Dokumentu saņemšanas veidi tiek uzturēti klasifikatorā „Dokumentu nosūtīšanas/saņemšanas veidi”.

Reģistrācijas laiks

Ienākošā dokumenta reģistrācijas laiks, kuru norāda formātā hh:mm.

Lauks tiek attēlots tikai ienākošajiem dokumentiem un ir pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Nosūtīšanas veids

Izvēles saraksts dokumenta nosūtīšanas veida norādīšanai. Lauks tiek attēlots tikai izejošajiem dokumentiem un ir pieejams labošanai visos statusos, izņemot „Ievietots lietā”.

Piezīme! Dokumentu nosūtīšanas veidi tiek uzturēti klasifikatorā „Dokumentu nosūtīšanas/saņemšanas veidi”.

Korespondenta piešķirtais numurs

Korespondenta piešķirtais numurs dokumentam.

Lauks tiek attēlots tikai ienākošajiem dokumentiem un ir pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Atbilde jāsniedz līdz

Atbildes sniegšanas termiņš.

Lauks tiek attēlots tikai ienākošajiem dokumentiem un ir pieejams labošanai, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Nosūtīšanas datums, Nosūtīšanas laiks

Datums un laiks, kad izejošais dokuments ir nosūtīts. Lauki tiek aizpildīti automātiski, kad dokuments tiek nosūtīts pirmajam adresātam (skat. aprakstu 25.7 Scenārijs: Dokumenta nosūtīšana).

Lauki tiek attēloti tikai izejošajiem dokumentiem un ir labojami, kamēr dokuments nav ievietots lietā (statuss nav „Ievietots lietā”.

Adresāti

Ja dokuments ir izejošās virzības, tabulas veidā attēloti dokumenta adresāti.

Adresāti, kam dokuments nosūtāms – kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot, tiek atvērti apskatei lietotāja vai organizācijas dati. Ja adresāti nav sistēmas lietotāji vai sistēmā reģistrēta organizācija, dati tiek attēloti teksta veidā.

Adresātus var pievienot, mainīt un dzēst, kamēr dokuments nav reģistrēts.

Adresāts norādāms obligāti, veidojot jaunu izejošo dokumentu.

[Pievienot]

Noklikšķinot tiek atvērts papildlogs adresāta norādīšanai (skat. aprakstu 25.1.3 Uznirstošais logs: Pievienot personu).

[Dzēst]

Noklikšķinot adresāts tiek dzēsts.

Nosūtīts

Pazīme, ka dokuments ir nosūtīts adresātam.

Pazīme pieejama labošanas režīmā, lai atzīmētu sistēmā dokumenta nosūtīšanas faktu.

Ja dokuments tiek nosūtīts elektroniski, pazīme tiek aizpildīta automātiski (skat. aprakstu 25.7.1 Scenārijs: Dokumenta elektroniska nosūtīšana).

[Nosūtīt]

Noklikšķinot dokuments tiek nosūtīts elektroniski adresātam – arhīvam (skat. aprakstu 25.7.1Scenārijs: Dokumenta elektroniska nosūtīšana) vai arī dokumenta datnes nosūtītas adresātam (skat. aprakstu 25.7.2 Scenārijs: Dokumenta datņu nosūtīšana uz e-pastu).

Darbība pieejama, ja:

−     dokumenta statuss ir „Oficiāls dokuments”, „Izskatīšanā” vai „Ievietots lietā”

−     adresāts ir arhīvs, vai arī adresāts ir persona vai organizācija, kurai norādīta e-pasta adrese, un dokumentam pievienota viena vai vairākas datnes.

DIV

Dokumenta nosūtīšanas izmantojot Dokumenti integrācijas vidi (DIV) statuss. Hipersaite, kuru noklikšķinot tiek atvērts Nosūtīšanas caur DIV vēstures logs (skat. aprakstu 25.1.1.2Uznirstošais logs: Dokumenta nosūtīšanas caur DIV vēsture).

[Uz DIV]

Noklikšķinot tiek atvērts logs Dokumenta nosūtīšanai izmantojot DIV (skat. aprakstu 25.1.1.1Uznirstošais logs: Dokumentu nosūtīšana izmantojot DIV). Darbība pieejama, ja dokuments ir statusā ‘Oficiāls dokuments’, ‘Izskatīšanā’ vai ‘Ievietots lietā’, dokuments vēl nav nosūtīts DIV un  adresātam ir definēta adrese dokumentu saņemšanai DIV.

Bloks: Datnes

Dokumentam pievienoto datņu saraksts. Darbību ar datnēm aprakstu skat. aprakstu 25.3.1 Scenārijs: Datņu pievienošana .

Datnes nosaukums

Datnes fiziskais nosaukums un paplašinājums, kas attēlots kā hipersaite. Noklikšķinot uz nosaukuma, datne tiek atvērta apskatei.

Datnes apraksts

Datnes (dokumenta) nosaukums.

E-paraksts

Hipersaite tiek attēlota, ja datne ir parakstīta ar elektronisko parakstu. Noklikšķinot uz hipersaites, tiek atvērts elektroniskā paraksta apskates logs.

Piezīme! E-parakstītājs nestrādā Internet Explorer 11 režīmā. Ja izmantojiet Firefox pārlūkprogrammu, tad ir jāatslēdz spraudnis Java Deployment Toolkit, ja šāds ir uzinstalēts, kā arī jānomaina drošības līmenis Java uzstādījumos no High uz Medium (Control Panel -> Java -> Security šķirklī).

[Jauna versija]

Noklikšķinot tiek atvērts operētājsistēmas standarta logs datnes augšupielādei. Saglabājot datni, tiek izveidota jauna versija – aizvietota iepriekšējā datne.

[Dzēst]

Noklikšķinot datne tiek dzēsta.

Piezīme! Lai dzēstu  datni dokumentam statusā ‘Oficiāls dokuments’, lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām ‘Dzēst lietvedības dokumetna datni statusā Oficiāls dokuments’. 

[Pievienot datni]

Noklikšķinot tiek atvērts operētājsistēmas standarta logs datnes izvēlei un augšupielādei.

Piezīme! Lai pievienotu  datni dokumentam statusā ‘Oficiāls dokuments’, lietotājam jābūt piešķirtām tiesībām ‘Pievienot lietvedības dokumetna datni statusā Oficiāls dokuments’.

[Pievienot sagatavi]

Noklikšķinot tiek atvērts logs sagataves izvēlei.

Piezīme! Var pievienot kādu no sagatavēm, kas pievienotas nomenklatūras lietai, kura norādīta dokumentam.

Bloks: Izpilde

Izpildes termiņš

Dokumenta izpildes termiņš.

Lauks pieejams labošanai, ja dokumenta statuss ir „Oficiāls dokuments”, „Izskatīšanā” vai „Ievietots lietā”.

Ir kontrolē

Pazīme, ka dokuments ir kontrolē.

Lauks pieejams labošanai, ja dokumenta statuss ir „Oficiāls dokuments”, „Izskatīšanā” vai „Ievietots lietā”.

Izpildes datums

Dokumenta izpildes datums.

Lauks pieejams labošanai, ja dokumenta statuss ir „Oficiāls dokuments”, „Izskatīšanā” vai „Ievietots lietā”.

Ievietots sistēmā

Datums, kurā dokuments reģistrēts sistēmā.

Lauku aizpilda sistēma automātiski, saglabājot dokumentu.

Sistēmā reģistrēja

Lietotāja, kurš sistēmā pievienoja dokumentu, vārds un uzvārds.

Lauku aizpilda sistēma automātiski, saglabājot dokumentu.