Lietvedības dokuments tiek automātiski reģistrēts, kad dokumentu parakstījuši visi parakstītāji, t.i., ir izpildīti visi dokumentam piesaistītie parakstīšanas uzdevumi. Dokumentu sistēmā var reģistrēt arī, veicot reģistrēšanas darbību manuāli dokumenta logā.

Lai manuāli reģistrētu dokumentu:

1.  Atrodiet dokumentu, kuru nepieciešams reģistrēt (skat. aprakstu 25.2 Scenārijs: Lietvedības dokumentu atlase un apskate) un atveriet to.

2.  Dokumenta logā (skat. aprakstu 25.1 Logs: Dokuments) noklikšķiniet uz [Reģistrēt].

Pēc šīs darbības izpildes, kā arī tad, kad tiek izpildīti visi dokumentam piesaistītie parakstīšanas uzdevumi:

Sistēma pārbauda, vai dokumentam norādīti visi reģistrēšanai obligātie dati. Ja obligātie dati nav aizpildīti, sistēma attēlo atbilstošu paziņojumu un lietotājam dati jāaizpilda.

Reģistrējot dokumentu, sistēma aizpilda šādus dokumenta laukus:

−     Reģistrācijas numurs – dokumenta reģistrācijas numurs;

Piezīme! Dokumenta reģistrācijas numurs katras virzības dokumentiem tiek konfigurēts sadaļā Lietvedības dokumenti – Konfigurēšana – Virzības (skat. aprakstu 26.1.1 Logs: Dokumentu virzība).

−     Statuss – dokumenta statuss kļūst „Oficiāls dokuments”;

−     Apstiprināšanas datums – pašreizējais datums;

−     Reģistrācijas datums – pašreizējais datums;

−     Kārtas numurs lietā;

−     Kārtas numurs virzībā.

Sistēma „aprēķina” un „ieraksta” dokumenta šķirklī „Saistītie dokumenti” arhivēšanas un iznīcināšanas datumus (skat. aprakstu 25.1.2 Logs: Saistītie dokumenti), ja:

−     Dokumentam norādītajai nomenklatūras lietai norādīts aktuāls uzglabāšanas grafiks (skat. aprakstu 26.3.2 Uznirstošais logs: Nomenklatūras lieta);

−     Uzglabāšanas grafikam norādīti termiņi nodošanai iestādes un Latvijas Nacionālajā arhīvā, kā arī dokumenta iznīcināšanas termiņš.

Piezīme! Uzglabāšanas grafiki tiek uzturēti klasifikatorā „Lietvedības dokumentu uzglabāšanas grafiki.

Ja dokuments tika reģistrēts manuāli (noklikšķinot uz [Reģistrēt]), tad sistēma dzēš visus šim dokumentam piesaistītos saskaņošanas un parakstīšanas uzdevumus, kuru statuss „Sagatavots”, un visi šim dokumentam piesaistītie saskaņošanas un parakstīšanas uzdevumi, kuru statuss „Uzdots”, „Akceptēts”, „Neatbilstošs”, „Gaida apakšuzdevumu izpildi”, tiek atsaukti.

Dokumenta datnēm .rtf formātā, kas izstrādātas no sagataves (skat. aprakstu nosacījumus 25.3.2 Papildinformācija: Datņu sagatavju veidošana) tiek aizpildīta informācija par sagatavotāju, sagatavotāja tālruņa numuru, ierakstīts dokumenta reģistrācijas numurs un kā reģistrācijas datums – dokumenta parakstīšanas datums.

Kļūdu paziņojumi