Ja dokumentu izstrāde tiek veikta uz sagatavju pamata, tad nomenklatūras lietām, kurās tiek ievietoti sagatavotie dokumenti, piesaista sagataves datni vai vairākas datnes (skat. aprakstu 26.3.2 Uznirstošais logs: Nomenklatūras lieta). Lietotāji dokumenta datņu izstrādi var veikt, balstoties uz šīm sagatavēm.
Lai, veidojot lietvedības dokumentu un piešķirot tam numuru, sistēma šo numuru un citus dokumenta atribūtus „ierakstītu” arī izstrādātajā dokumenta datnē, veidojot sagataves un izstrādājot dokumenta datnes ievērojami šādi nosacījumi:
− Sagatave un izstrādājamais dokuments veidojami .rtf formātā;
− Sagatavē izmantojami šādi tagi jeb birkas, kuros tiek „ierakstītas” vērtības no dokumenta un sagatavotāja kontakta ieraksta, ja tās sistēmā aizpildītas:”
o {SAGAT} – dokumenta sagatavotājs – personas vārds un uzvārds;
o {SAGAT_TALR} – dokumenta sagatavotāja tālruņa numurs;
o {REG_NUM} – dokumenta reģistrācijas numurs;
o {REG_DAT} – dokumenta parakstīšanas datums.
− Lai mainītu formatējumu tekstam, kas tiek ielasīts tagad vietā, jāiezīmē viss tags, iekļaujot abas kvadrātiekavas. Iezīmēšana ar peli veicama ar vienu nepārtrauktu peles kustību. Pretējā gadījumā tags tiek sabojāts un vērtība tajā netiks ielasīta. Ieteicams visu formatēšanu veikt pirms dokumenta saglabāšanas .rtf formātā.
Attēls 401. Akta sagatave ar tagiem – piemērs