Kopēšanas pasūtījuma izveides process sastāv no šādiem galvenajiem soļiem:
− kopēšanas pasūtījuma izveidošana (arhīva darbinieks izveido kopēšanas pasūtījumu, iekļaujot kopēšanai paredzētās glabājamās vienības);
− kad kopēšanas pasūtījums izveidots, arhīva darbinieks nosūta to kontrolei struktūrvienības vadītājam;
− struktūrvienības vadītājs kopēšanas pasūtījumu var apstiprināt, tādējādi to nosūtot apstiprināšanai arhīva vadītājam, vai arī neapstiprināt, tādējādi to nosūtot atpakaļ pasūtījuma izveidotājam;
− ja arhīva vadītājs kopēšanas pasūtījumu apstiprina, tas tiek nosūtīts kopēšanas struktūrvienībai un var tikt uzsākts kopēšanas pasūtījuma apstrādes process. Ja arhīva vadītājs pasūtījumu neapstiprina, tas tiek nosūtīts pasūtījuma izveidotājam.
Kopēšanas pasūtījuma apstrādes process sastāv no šādiem galvenajiem soļiem:
− kopēšanas struktūrvienības vadītājs reģistrē apstiprināto kopēšanas pasūtījumu, tādējādi apstiprinot kopēšanas apstrādes procesa uzsākšanu un norāda pasūtījumā iekļautajām glabājamām vienībām pagaidu atrašanās vietu;
− Kopēšanas struktūrvienības darbinieki katrai pasūtījumā iekļautajai glabājamai vienībai norāda kopiju informāciju, drukā filmu pasi, protokolus un uzlīmes;
− Kad kopijas izveidotas, kopēšanas struktūrvienības darbinieks atzīmē to kā nokopētu (izpildītu).
− Arhīva darbinieks atgriež vienu, vairākas vai uzreiz visas kopēšanas pasūtījumā iekļautās kopētās glabājamās vienības un to kopijas glabātavā (kopēšanas pasūtījumā atzīmē kā saņemtas).