Glabājamā vienība ir arhīva dokumentu uzskaites vienība, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites numuru (tai skaitā aprakstu fotodokumenti, kinolentes rullīši, skaņu plates, kompaktdiski u.tml.). Glabājamās vienības uzskaites numurs var būt tikai skaitlis vai arī skaitlis un liters.
Uzskaites saraksts apkopo vairākas viena fonda glabājamās vienības, kas tiks pieņemtas vai jau ir arhīvā. Uzskaites saraksti tiek veidoti aprakstīšanas shēmas izveides un uzturēšanas laikā un vēlāk netiek mainīti. Tie tiek definēti katram fondam atsevišķi.