Dokumentu nodošanai valsts arhīvā sistēma ģenerē .xml datni ar elektronisko dokumentu metadatiem, un šiem dokumentiem pievienotās datnes izvieto noteiktā vietā un noteiktā mapju struktūrā uz servera. Šis process notiek automātiski sistēmas parametros norādītā laikā. Ģenerēšanas laikā tiek arhivēti elektroniskie dokumenti no nomenklatūras lietām, kuras ir sagatavotas arhivēšanai un kurām ir iniciēts .xml datnes ģenerēšanas process.

Lai sagatavotu lietu nomenklatūras nodošanai valsts arhīvā un iniciētu ģenerēšanas procesu, lietotāji:

−     Izvēlētā arhīva izvēlētā gada katrai nomenklatūras lietai, kuras dokumenti nododami valsts arhīvā, norāda arhivēšanas datus (skat. aprakstu 26.5.3 Scenārijs: Dokumentu sagatavošana nodošanai valsts arhīvā );

−     Kad visām lietām norādīti arhivēšanas dati, iniciē .xml datnes ģenerēšanu (skat. aprakstu 26.5.3 Scenārijs: Dokumentu sagatavošana nodošanai valsts arhīvā ). Nomenklatūrai tiek uzstādīts statuss „Ģenerēšana iniciēta”;

Piezīme! Ja ģenerēšana tiek iniciēta atkārtoti, tad nomenklatūras statuss ir „Reģenerēšana iniciēta”.

−     Atkārto iepriekšējās darbības cita arhīva vai cita gada nomenklatūrām.

Konfigurācijas parametros definētajā laikā sistēma veic visu nomenklatūru, kuru statuss „Ģenerēšana iniciēta” vai „Reģenerēšana iniciēta”, dokumentu sagatavošanu nodošanai valsts arhīvā (skat. aprakstu 26.5.4 Process: Dokumentu arhivēšanas datnes ģenerēšana):

−     No dokumentu metadatiem veido .xml datni;

−     Šo .xml datni un dokumentiem pievienotās datnes izvieto noteiktā vietā uz servera, izkārtojot tās noteiktā mapju struktūrā.

Uzsākot ģenerēšanas procesu, lietu nomenklatūru statuss ir „Ģenerēšana sākta”. Kad ģenerēšana pabeigta, nomenklatūras statuss ir „Ģenerēšana pabeigta”. Uz servera ir nodošanai valsts arhīvā sagatavotā .xml datne un mapju struktūra ar arhivēto dokumentu datnēm.

Piezīme! Arhivēšanas nodošanai valsts arhīvā laikā netiek veiktas izmaiņas arhivējamajos dokumentos, tie ir pieejami sistēmā.