Normatīvo dokumentu saskaņošana notiek šādos posmos:

1.  Valsts vai pašvaldības iestāde vai sabiedriska organizācija izstrādā klasifikācijas shēmu (sistematizējot funkcijas un darbības, apzinot savā iestādē veidojamos dokumentus un nosakot dokumentu vidi).

2.  Izveidoto klasifikācijas shēmu saskaņo ar iestādes vadītāju.

3.  Ik pēc 1–2 gadiem iestāde sagatavo dokumentu pārvaldības pamatdokumentus (DPP) un iesniedz tos arhīvam.

4.  Latvijas Nacionālā arhīva uzraudzības speciālists (uzraudzības struktūrvienības vadītājs vai Latvijas Nacionālā arhīva direktors) sistēmā VVAIS atzīmē DPP saņemšanu un sagatavo atzinumu (skat. aprakstu 8.1.3 Šķirklis: Uzraudzība).

5.  Ja DPP ir nepieciešams izskatīt Metodisko ekspertu komisijā (MEK), tad, izmantojot VVAIS, sagatavoto atzinumu iesniedz MEK, kas pieņem lēmumu, un saskaņo to ar LNA direktoru (skat. aprakstu 8.1.3 Šķirklis: Uzraudzība).

6.  Ja DPP ir dokumentu klasifikācijas shēma, tad to saskaņo ar LNA direktoru.

7.  Pēc visām DPP izskatīšanām un saskaņošanām, tos nodod iestādei.

Sistēmā informācija par normatīvo dokumentu saskaņošanas cikliem tiek atspoguļota Iestādes loga šķirklī Uzraudzība (skat. aprakstu 8.1.3 Šķirklis: Uzraudzība). Šajā šķirklī varat reģistrēt saskaņošanai iesniegtos dokumentus:

−     klasifikācijas shēmas (skat. aprakstu 8.1.3.1 Uznirstošais logs: Klasifikācijas shēmas);

−     glabāšanas termiņus (skat. aprakstu 8.1.3.2 Uznirstošais logs: Glabāšanas termiņi);

−     citus saskaņošanai iesniegtos dokumentus (skat. aprakstu 8.1.3.3 Uznirstošais logs: Citi dokumenti);

−     informāciju par elektronisko un citu speciālo dokumentu veidu apsekošanas un atzinumu sagatavošanas rezultātiem (skat. aprakstu 8.1.3.4 Uznirstošais logs: Dokumentu veidi).

Var arī manuāli pievienot apraksta vienību saskaņošanas ciklu tādiem aprakstiem, kas sagatavoti ārpus sistēmas (skat. aprakstu 8.1.3.5 Uznirstošais logs: Aprakstu saskaņošana ekspertu komisijā).