Piezīme. Vairākās vietās sistēmā var veikt darbības tikai ar iestādēm, kas ir arhīvi, piem., šādos gadījumos:

§  reģistrējot sistēmas lietotājus un to tiesības;

§  reģistrējot glabātavas;

§  norādot iestādei uzraugu, konsultantu vai pārbaudes veicēju;

§  reģistrējot uzraugāmo iestāžu fondus;

§  veicot darbības ar glabājamām vienībām fondos;

§  veidojot atskaites par uzraugāmajām iestādēm;

§  replicējot datus uz publisko portālu;

§  eksportējot datus;

§  u.c.

Institūcijas kontakta ierakstam ar pazīmi Ir arhīvs ir datu bloks Arhīvs ar papildu laukiem. Dažu lauku vērtības ietekmē citos sistēmas moduļos pieejamo funkcionalitāti:

§ Kods — tiek izmantots citu kodu un identifikatoru veidošanā.

§ Struktūrvienība — institūcijas, kas atzīmētas kā struktūrvienības, dažādās izvēlnēs un sarakstos tiek pakārtotas augstākstāvošajām institūcijā.

§ Laboratorija — laboratorijas apkalpo restaurācijas un kopēšanas pieprasījumus.

§ Apkalpošanas centrs — nozīmē, ka institūcija tiek izmantota kā pieprasījumu iesniegšanas / izsniegšanas vieta.

§ Lasītava — nozīmē, ka institūcija var veikt glabājamo vienību izsniegšanu.

§ E-pasts dokumentu saņemšanai — arhīviem norādītajās e-pasta adresēs iesūtītās vēstules regulāri automātiski tiek saglabātas VVAIS sistēmā kā ienākošie lietvedības dokumenti.

Lai reģistrētu jaunu arhīva kontaktu, jāveic tādas pašas darbības, kā reģistrējot jebkuru citu institūciju.

Labojot institūcijas kontakta ierakstus, koriģētie dati tiks automātiski parādīti arī saistītajos objektos, piem., pakļautajās institūcijās, fizisko personu ierakstos, iestādēs u.c.

Piezīme. Sistēmā ir ierobežojumi, kas neļauj noņemt pazīmi Ir arhīvs un citas bloka Arhīvs pazīmes, ja tas ietekmē citu saistīto objektu funkcionalitāti. Piem., ja šim institūcijas ierakstam sistēmā ir jau reģistrēta uzraudzības iestāde.

Lai labotu institūcijas datus:

1.  Atrodiet institūciju, kuras dati jālabo.

2.  Institūcijas apskates formā noklikšķiniet uz [Labot]. Tiek atvērta institūcijas logs labošanas režīmā.

3.  Labojiet datus par iestādi (skat. aprakstu 6.1 Logs: Institūcija).

4.  Blokā Augstākstāvošā institūcija noklikšķiniet uz [Notīrīt], ja ir jādzēš vai jāmaina šai institūcijai augstākstāvošā institūcija.

5.  Blokā Institūcijas darbinieki noklikšķiniet uz [Dzēst], lai atsaistītu darbinieku (fiziskās personas kontakta ieraksts netiek dzēsts). Noklikšķiniet uz [Labot], lai mainītu informāciju par darbinieku (skat. aprakstu 6.1.2 Uznirstošais logs: Institūcijas darbinieks).

6.  Noklikšķiniet uz [Saglabāt], lai saglabātu veiktās izmaiņas institūcijas datos.