Process apraksta virtuālu arhivēšanas procesu, kuras laikā dokumentam tiek piekārtots arhīva datubāzes identifikators. Arhivējamo dokumentu pārbaude un dokumentu arhivēšana notiek automātiski, kā fona process vienu reizi mēnesī:

1.  Sistēma atlasa visus nearhivētos lietvedības dokumentus, kuri atbilst visiem šādiem kritērijiem:

−     Dokumenta šķirklī „Saistītie dokumenti” lauks Nododams valsts arhīvā ir aizpildīts (skatīt aprakstu 25.1.2 Logs: Saistītie dokumenti).

−     Dokumenta laukā Nododams valsts arhīvā norādītais datums ir vienāds vai mazāks ar pašreizējo datumu.

Piezīme! Datumu „Nododams valsts arhīvā” sistēma aprēķina, balstoties uz nomenklatūras lietai piesaistītā uzglabāšanas grafikā norādītajiem dokumentu nodošanas iestādes un Latvijas Nacionālajā arhīvā, kā arī iznīcināšanas nosacījumiem. Ja šie datumi dokumentam nav norādīti, dokumentiem arhivēšanas pazīme netiek uzstādīta.

2.  Atlasītajiem dokumentiem sistēma:

−     uzstāda pazīmi, ka dokuments ir arhivēts;

−     saglabā atsauci uz klasifikatora „Uzglabāšanas vides” ierakstu, kas ir atzīmēts kā aktīvs.