Katram lietotājam sistēmā var būt noteiktas tiesību lomas un sasaiste ar organizāciju, kas nosaka, kādi dati un kādas darbības to apstrādei lietotājam ir pieejamas. Pieslēdzoties sistēmā, kreisajā izvēlnes panelī tiek parādītas lietotājam pieejamās izvēlnes.

Lietotāja lomas un piekļuves tiesības definē sistēmas administrators.

Lietotājus, kuri izmanto VVAIS, var iedalīt grupās pēc pieejas tiesībām un sistēmā veicamām darbībām:

−     arhīva darbinieks — nodrošina sistēmas informatīvo saturu savas organizācijas ietvaros;

−     administrators — uztur lietotāju un to tiesību informāciju, konfigurē sistēmas parametrus, klasifikatorus un veic citas darbības sistēmas ietvaros;

−     CMS administrators — uztur informāciju arhīvu mājas lapā http://www.arhivi.gov.lv;

−     publiskais lietotājs — interneta lietotājs, kas var piekļūt VVAIS publiskajai videi, kurā var meklēt un apskatīt publiski pieejamo informāciju un izmantot e-pakalpojumus;

−     iestāžu portāla lietotājs — uzraudzības iestādes darbinieks, piem., Rīgas Domes darbinieks, kurš sistēmā redz savas uzraudzības iestādes informāciju.