VVAIS galvenais uzdevums ir palīdzēt uzkrāt un pārvaldīt informāciju par arhīva lietām un dokumentiem jeb sistematizācijas elementiem (kinodokuments, videodokuments, fotodokuments, fonodokuments, tekstuālais dokuments, elektroniskais dokuments) vai dokumentu kopumiem jeb apraksta vienībām (fonds un sērija).

Sistēma sastāv no trīs vidēm:

−     Darba vide (iekšējā vide) ir paredzēta informācijas uzturēšanai. Darba vides galvenie lietotāji ir arhīva darbinieki;

−     Publiskā vide, kurā publiskiem lietotājiem ir pieejami e-pakalpojumi un arhīvu publiskās informācijas (apraksta vienības un tematiskās datubāzes) meklēšanas un skatīšanās iespējas;

−     Iestāžu portāls, kuru izmanto uzraugāmo iestāžu darbinieki.