Lai fonds tiktu publicēts, tam jāatbilst nosacījumiem:

−     eksistē saskaņota aprakstīšanas shēmas versija un fonda dati nav nekad nodoti uz ārējo portālu vai

−     eksistē saskaņota versija pēc nodošanas vai pēc nodošanas ir piesaistītas glabājamās vienības, vai kādai piesaistītai glabājamai vienībai ir mainīti dati.

Publicējot uz portālu nodod sistematizācijas elementus, sērijas, apakšfondus (un visus hierahiski augstāk esošos elementus), kas:

−     definēti kā publiski pieejami un

−     kuri nav izkļauti vai dzēsti.